【仕事の遅い人必見！】スピードをあげるための8の原則

どうも、そこらへんの社会人です。

仕事のスピードを上げたいと思っているひとは多いのではないでしょうか？

私は、社会人になって6年目を過ごしていますが、上記のようなことを本当にいつも思って新入社員のときは思っていました。いまも思ってますが、当時よりはだいぶ経験を積んだり仕事のやり方を学んだのでだいぶスピードも速くなってきました。

今回はそんな私が入社1～2年目のときに参考にしていた本を紹介していきたいと思います。今回紹介するのは

速さはすべてを解決する「ゼロ秒思考」の仕事術　です

この本の1章について本の解釈と私の経験からくる思うところを書いていきたいと思います。

①まず全体像を描く

全体像を描くことで上司との認識合わせする

まず全体像を合わせることが大切と筆者は述べています。実際の現場だと上司から部下への指示は○○

やっといて！○○やっとこか！○○確認しといて！などロクな説明もなしに仕事が降ってくることが多々あります。これは、日本企業のほとんどが上司が部下に対しどのような指示を出したら部下が最高のパフォーマンスを発揮するかの教育が実施されていないからです。

これで危険な部下は、わかりました！！といって仕事に入ってしまします。そして業務を進めていくとあれ?これ正しい？と思ったり、上司に報告にいったら「そうじゃない！こうだ！」と言われたりしてせっかくやった仕事が無駄になってしまいます。

なので、まず取り掛かる前に上司と仕事のゴールとその過程をすり合わせておく必要があります。

全体像を描いたあとはこまめに認識合わせをする

全体像をすり合わせたつもりでも、認識がずれるときがあったり、上司にだけ新たな情報が入り起動修正をしなければいけない！というのはいまの移り変わりの激しいこの世の中ザラにあります。

そのような場合も上司にあとから言われてやり直しをもらうより、ちょっと迷ったりしたらコマめに進捗共有をするようにしましょう。

②丁寧にやりすぎない

少し難しいが、仕事の目的は

結果を出すことで丁寧に仕事をすることではない。丁寧に仕事をすることはもちろん大事だが、決められた時間の中で成果を出すために最善を尽くす必要があります。

そこで考えないといけないのが、「成果をだすためのベストな方法」です。これを常に考えながら仕事に取り組むことでだんだんPDCAをうまく回すことができるようになります。

③仕事のツボを押さえる

完結にいうと、仕事のキモとなる部分で集中しようということである。

そのためには、仕事の成功のイメージをシュミレーションし、どのような日程でどのような方法でだれに何をしないといけないかを把握することです。

そうすることで仕事の大事箇所がわかり、そこに力を注ぐことができます。

最初のうちは、難しとおもうので周りの仕事のできる人を観察しマネをするのが、成長への近道です。

④好循環をつくる

まずは、仕事の仲間との信頼関係を築いておくことが前提になります。他部署であっても普段からコミュニケーンをとり会話や相談をしやすい環境をつくっておく必要があります。

コミュニケーションをうまくとれていると、情報の伝達がはやくなるため仕事の取り掛かりも早くなり問題を事前に対処できたりし、全体的工数を削減できるため仕事のスピードがUPし好循環がうまれます。好循環がうまれたら、さらによくするためには？を考えさらに仕事をうまくまわすようにします。

たた、自分で回そうとしてはダメです。ただ、周りの人との信頼関係をきずいていれば好循環は勝手におこります。

⑤工夫のしかたを工夫する

本の少しの工夫、例えば単語登録などはだれもがしているだとうが、それを何百単位でやったり、仕事のノウハウを自ら発信し、それに共感する人たちで勉強会をやったりする人は本当に少ないだろう

だが、この本では「本当にそこまでするの？」というところまで仕事を工夫するべきだと言っています。

⑥前倒しする

いつも仕事をぎりぎりにこなし、悪戦苦闘し仮に失敗したときは挽回するのにパワーを使ってしまった！なんて経験をしたことがある人は少なくないと思います。(私はいまでもあります・・・)

納期ぎりぎりだと落ち着いて広い視野でものごとをとらえることができなくなってしまうため、仕事の生産性も低下ししまうのだ。

とは、いっても前倒しするのは難しいと多くの人が思うだろう！この本では前倒しするSTEPを紹介してくれている。

この中で私が特に重要なSTEPと感じるのは、「1.仕事の全体像を抑える」です。これができていないと当然ながらSTEP2以降は失敗してしまう可能性があるからです。あと私が思うのは上記のSTEP+αですぐ片づけられるやつはやってしまうのがオススメです！なぜならそれを後回しにして納期ぎりぎりに実施しようと思ってもそのタイミングに余裕ある可能性は100%ではないので、あせってやる必要が出てきてしまい悪循環におちいってしまうからです。

⑦1歩先を重んじる

1歩先に人を先に進むということは、例えば人が調べなければと思っていたことを先に調べて置いたり、会議室を取らないといけないとなった時に人より先に率先してとって置くことです。

これをやるメリットはいくつかありますが、信頼を獲得できることとリーダーシップを発揮できることです。そうなると、情報などが集まってきて好循環をつくりやすくなります

⑧2度デマを全力をさける

これは私も常日頃から意識しています。2度デマを避けるとはやり始める前に全体像を把握し方向性を間違わないことが大切だ。ただ、このことは前述していて誰もが気をつけるようになりますが、難しいのは間違いかも！と思った時にすぐに上申し、方向性を直すことです。

プライドの高い人・意識の高い人ほどチームの指揮を下げたくないと感じてしまうまで問題がおおごとになるまで上申できない場合があります。

私の日常の業務でいうなら、親会社が子会社に対してそのような傾向が強いような気がします・・・なかなか自分たちの過ちを認めずに子会社にとことん説明などをさせて結局方向修正・・・本当に疲れます・・・

まとめ

スピードをあげるためには、これらの8つの原則を意識するのが近道だと思います。常日頃の多くの業務を少しでも早く終わらせていくための参考になればと思います